整理整頓できない困ったちゃん

「ビジネスパーソンが探しものに費やす時間は年に約150時間」という説をよく聞きます。
出所を調べてみたところ、2014年7月の大塚商会のITコラムでの調査のようです。

整理整頓の必要性はもちろんです。
それでも「個人のモノ」であれば、整理整頓されていまいが、その人が困るだけですので
まぁ「効率の悪いことをしてるなぁ」と、冷めた目で見られる程度で済むでしょう。
いや、コンサルタントとしては全体効率を考えないといけないんですが、それはそれとして。

問題は、クラウドストレージやイントラネット上の共有フォルダ内。
整理整頓を意識していない人は、平気でこんなことをやってしまいます。

  • ファイル名
    • ルールに則らないファイル名を付ける
    • ルールに則ったファイル名を勝手に変える
    • やたら長いファイル名を付ける
    • 同じ内容のファイルに違う名前を付ける
  • 保存
    • ルールに則らないフォルダに保存する
    • ルールに則らないフォルダに勝手に移動する
    • 内容変更の際にバックアップを取らない
    • 内容変更・保存をローカルで行わない
  • 容量
    • 不要になったファイルをそのまま共有フォルダに置きっぱなしにする
    • 自分しか使わないファイルを共有フォルダに保存する
    • ムダに重いファイルを作成・保存する

いやー、本当に困りますね。
モノであれば当然のこととして共有の場所に戻せる方が、
なぜデータファイルになったとたんに勝手なことをしだすのでしょう。
結局は5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)のシツケか……と思い至るものの、
大概こういう困ったちゃんは「ITは苦手だから」なんて言っちゃう中堅~ベテランなので
注意しづらい上に、言ってもなかなか改めてくれないことが多いのです。

整理整頓をするルールを守るだけのこと、ITスキルは関係ありません。
モノであろうが、データであろうが、壊れかねないような扱い方をしたり、
雑にその辺に置いたりしてはいけないことはすぐわかりますね。
共有で使っているからこそ、勝手な行いで他の人に迷惑をかけないよう気を付けたいものです。

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